Kwalifikowany podpis elektroniczny to narzędzie służące do składania wiążących podpisów na dokumentach elektronicznych.

Certyfikat kwalifikowany wydawany jest na osobę fizyczną nie na firmę jednak można skorzystać z dwóch rodzajów certyfikatów certyfikat osobisty lub certyfikat na firmę. Certyfikat osobisty jest uniwersalny i stosowany w podpisywaniu dokumentów w imieniu własnych lub przedsiębiorstwa lub administracji. Ten drugi przeznaczony jest dla osób, które pełnią funkcje publiczne lub zawodowe np. prezydent miasta, burmistrz, notariusz czy radca prawny.

W certyfikacie osobistym do procesu weryfikacji należy przedstawić dokument tożsamości (dowód osobisty/paszport). Wymagane mogą być w zależności od wykorzystania dodatkowe dokumenty:

Jeśli podpis ma być używany w działalności gospodarczej to dodatkowo należy przedstawić odpis lub wydruk z Ewidencji Działalności Gospodarczej (CEiDG).
Pracownicy i przedstawiciele firmy bądź członkowie zarządu/rady nadzorczej zakupując podpis i go weryfikując muszą przedstawić pełnomocnictwo od firmy, odpis lub wydruk z KRS/CEIDG.
Pracowni i przedstawiciele instytucji publicznej bądź członkowie zarządu/rady nadzorczej muszą przedstawić decyzję o powołaniu na stanowisko, pełnomocnictwo, kopię dokumentu określającego zasady reprezentacji oraz dokument potwierdzający numer NIP  i zaświadczenie o REGON reprezentowanego podmiotu.

Proces weryfikacji certyfikatu firmowego wymaga przedstawienia również dokument tożsamości (dowód osobisty/paszport). Ponadto wymagana jest  decyzja o powołaniu w charakterze organu władzy publicznej, kopia dokumentu określającego zasady reprezentacji oraz dokument potwierdzający numer NIP i zaświadczenie o REGON reprezentowanego podmiotu.