W dobie cyfryzacji i przenoszenia coraz większej liczby procesów do świata online, organizacje i firmy szukają rozwiązań, które pozwalają im działać szybciej, bezpieczniej i zgodnie z przepisami prawa. Jednym z takich narzędzi jest kwalifikowana pieczęć elektroniczna, która zyskuje na znaczeniu zwłaszcza w kontekście przesyłania dokumentów drogą elektroniczną. Czym dokładnie jest to rozwiązanie i jak działa? Wyjaśniamy!
Co to jest kwalifikowana pieczęć elektroniczna?
Kwalifikowana pieczęć elektroniczna to rodzaj podpisu elektronicznego, ale stosowanego nie przez osoby fizyczne, lecz przez podmioty prawne – np. firmy, urzędy czy organizacje. Jest ona odpowiednikiem tradycyjnej pieczątki firmowej w wersji elektronicznej. Dzięki niej organizacja może poświadczyć autentyczność dokumentu, potwierdzić jego integralność (czyli brak zmian od momentu opieczętowania) oraz jasno wskazać, z jakiego źródła pochodzi.
Pieczęć kwalifikowana jest wydawana na podstawie certyfikatu kwalifikowanego, który wystawia zaufany dostawca usług zaufania, taki jak np. firma Certum. Certyfikat ten zawiera informacje identyfikujące organizację, a także dane techniczne umożliwiające weryfikację pieczęci.
Jak działa kwalifikowana pieczęć elektroniczna?
Działanie kwalifikowanej pieczęci elektronicznej opiera się na mechanizmach kryptograficznych, podobnych jak w przypadku podpisu kwalifikowanego. W praktyce wygląda to tak:
- Organizacja posiada kwalifikowany certyfikat pieczęci elektronicznej.
- Na dokumencie cyfrowym (np. PDF) umieszczana jest pieczęć w postaci zaszyfrowanego znaku, zawierającego m.in. identyfikator organizacji i dane dotyczące dokumentu.
- Podczas weryfikacji odbiorca dokumentu może sprawdzić autentyczność pieczęci oraz upewnić się, że dokument nie został zmodyfikowany po jej naniesieniu.
Co istotne, zgodnie z rozporządzeniem eIDAS, kwalifikowana pieczęć elektroniczna wywołuje takie same skutki prawne w całej Unii Europejskiej. Oznacza to, że dokument opieczętowany w Polsce może być respektowany np. w Niemczech czy Francji, co jest szczególnie ważne w przypadku międzynarodowych kontrahentów.
Do czego służy kwalifikowana pieczęć elektroniczna?
Najczęstsze zastosowania kwalifikowanej pieczęci elektronicznej to:
- opieczętowanie faktur elektronicznych,
- potwierdzanie autentyczności zaświadczeń, certyfikatów czy umów,
- podpisywanie ofert przetargowych i dokumentacji projektowej,
- komunikacja z administracją publiczną,
- archiwizacja dokumentów z zachowaniem ich wartości dowodowej.
Co ważne, pieczęć elektroniczna działa niezależnie od podpisu kwalifikowanego – dzięki niej nie trzeba angażować konkretnej osoby do podpisania dokumentu, bo pieczęć potwierdza działania organizacji jako całości.
Przeczytaj również: Na co uważać używając kwalifikowanego podpisu?