Podpis elektroniczny to jedno ze współczesnych narzędzi umożliwiających identyfikację tożsamości zamawiających i wykonawców. Jest on bezpieczny, szybki i integralny oraz umożliwia elektroniczną wymianę i podpisywanie dokumentów.
Podpisywanie umowy i uzyskanie certyfikatu to pierwszy sukces do prawidłowego złożenia ofert. Kolejnym krokiem staje się otrzymanie dodatkowych narzędzi do składania podpisów: kart kryptograficznej z zapisanym na niej prywatnym kluczem oraz oprogramowania umożliwiającego nawiązanie współpracy karty z komputerem poprzez czytnik lub token.
Użycie podpisu następuje poprzez wydanie komputerowi polecenia złożenia podpisu elektronicznego, co prowadzi do tzw. skrótu podpisanego dokumentu. Jest on określony indywidualnie dla danego dokumentu. Następnie, przy użyciu otrzymanego oprogramowania, następuje szyfrowanie kluczem prywatnym i dokument bezpiecznym podpisem elektronicznym jest przesłany do adresata.